Особенности оформления доверенности в электронном виде

Оформление электронной доверенности у нотариуса.

Нотариусы вправе удостоверять равнозначность электронного документа бумажному документу и наоборот. В итоге такой документ имеет юридическую силу подлинника и не выступает его копией (ст. 77, 103.8, 103.9 Основ законодательства о нотариате).

5 этапов оформления электронной доверенности через нотариуса:

• Доверитель лично обращается к нотариусу, предоставляя данные о себе и поверенном. Нотариус выясняет, какие действия доверитель поручает совершить поверенному. Доверителю разъясняют правовые последствия подписания доверенности.
• Нотариус составляет обычный документ на бумажном носителе. Доверитель проверяет данные в доверенности и подписывает обычную нотариальную доверенность на бумаге.
• Нотариус преобразует бумажную доверенность в электронную, сканируя ее и создав электронный файл. Этот файл нотариус подписывает своей электронной подписью, подтверждая тем самым равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе (ст. 103.8 Основ законодательства о нотариате).
• Нотариус передает доверенность в электронной форме и свою электронную подпись доверителю. В итоге доверитель получает 2 файла: файл с отсканированной доверенностью и файл с электронной подписью нотариуса. Как правило, речь идет о zip-архиве, в котором есть изображение бумажного документа и ЭП нотариуса.

Нотариус отправляет файлы по электронной почте или переносит на любой носитель, например, флешку. Способ выбирает доверитель. Можно попросить нотариуса сразу отослать доверенность нотариусу в другой город.

• Другой нотариус преобразует доверенность из электронного вида в бумажный. Поверенный или иное лицо обращается к другому нотариусу, который обратно переводит электронную доверенность в бумажную. Нотариус подтверждает равнозначность документов на бумажном и электронном носителе (ст. 103.9 Основ законодательства о нотариате).

Обратите внимание!Нотариус фиксируют любые нотариальные действия в Единой информационной системе нотариата (ЕИСН) (ст. 34.3 Основ законодательства о нотариате).Дляпроверки доверенностей, в том числе электронных, пользуйтесь сервисом, который организует Федеральная нотариальная палата. Достоверность вправе проверить любой желающий бесплатно и круглосуточно.

Не нотариальное оформление электронной доверенности.

• Оформление электронной доверенности не у нотариуса зависит от того, соблюдены ли 3 условия:

 - соответствие закону;

 - требования к ЭП;

 - наличие согласия контрагента.

Дело в том, что доверенность не отличается от других документов, которые подписывают стороны в рамках электронного документооборота, например, договор, соглашение, акт.

• Порядок оформления такой же, что и при подписании ЭП других документов:

 - Убедитесь, что доверенность в электронном виде соответствует общим требованиям закона. Учитывайте общие правила, которые нужно соблюсти, когда оформляете любую доверенность в простой письменной форме.

Например, нельзя оформить доверенность без указания даты составления. Такая доверенность будет ничтожна, независимо от того, сделали ее на бумаге или электронно.

 - Учитывайте требования к ЭП. Для электронной доверенности, подписанной ЭЦП, нужно соблюсти условия, при которых электронная подпись будет равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Например, сертификат ключа подписи не должен утратить силу. Все требования прописаны в  Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ в ст. 6.

 - Договоритесь с контрагентом использовать ЭП. Нельзя просто направить доверенность или иной документ в электронной форме контрагенту. Возможность использования ЭП нужно предусмотреть в договоре с контрагентом. Другой вариант – с контрагентом подписано соглашение о переходе на электронный документооборот.