С 1 марта заработали новые правила передачи сведений личного характера

Требования от Роскомнадзора.

Новое согласие на распространение персональных данных пока не имеет унифицированной формы. Составляя согласие на распространение персональных данных 2021, достаточно придерживаться требований, которые Роскомнадзор планирует прописать в нормативных документах.

• Требование 1. Форма должна содержать сведения о работодателе (юридический адрес, данные руководителя и т.д.), так как в настоящее время дать согласие на обработку персональных данных для распространения сотрудник может только напрямую работодателю. С 1 июля ожидается, что работники смогут давать согласие на распространение персональных данных через портал Роскомнадзора. Ниже указываются сведения о самом работнике.
• Требование 2. Сотрудник должен указать, какие виды сведений о себе он разрешает передавать третьим лицам и с какими ограничениями. Удобнее всего отразить эту информацию в виде таблицы, в которой по вертикали перечислите виды сведений о работнике, а по горизонтали — круг лиц, которые вправе их получать, условия распространения и запреты.

При заполнении таблицы, сотрудник указывает в каждой графе, согласен ли он на распространение конкретного вида сведений о себе (дата и место рождения, фамилия, личное фото, профессия и т.д.) или нет, а если да — то с какими ограничениями.

• Требование 3. Сведения об информационных ресурсах, посредством которых работодатель планирует распространять данные сотрудника, должны содержаться в заключительной части документа. Это может быть корпоративный сайт компании, электронная почта и т.д. Перечисляя используемые ресурсы, указывайте, какому кругу лиц (ограниченному или неограниченному) с их помощью будет предоставляться доступ к данным.
• Требование 4. Согласие на распространение персональных данных датируется текущей датой и заверяется личной подписью сотрудника. Не забудьте также указать срок, в течение которого будет действовать согласие. Запрещается делать его бессрочным или включать в документ условие об автоматической пролонгации срока действия.

Обратите внимание!Не путайте новый документ со стандартным согласием на обработку персональных данных, которое работодатели запрашивают у работников при сборе сведений, не относящихся к профессиональной деятельности. Стандартное согласие на использование персональных данных при заключении договора позволяет их собирать, накапливать, хранить, обезличивать и использовать в кадровой работе, но не даёт права на их передачу и распространение.

Случаи обязательного оформления согласия на распространение персданных.

• С 1 марта оформлять письменное согласие необходимо обязательно, если Вы собираетесь:

 -  размещать информацию о сотруднике в открытом доступе (например, в социальных сетях, на доске почёта или на сайте компании);

 -  передавать информацию о сотруднике третьим лицам: охранным организациям, кадровым агентствам, аудиторским компаниям и т.д.

Обратите внимание!Как и согласие на использование персональных данных при приёме на работу, согласие на распространение сведений о себе работник может в любой момент отозвать. Закон позволяет отзывать разрешение на распространение как всех видов сведений, перечисленных в письменном согласии, так и их части. Если это произойдёт, работодателю придётся немедленно прекратить публикацию и передачу информации о работнике.

Ответственность за распространение персданных без согласия.

• Работодателей, которые без письменного согласия сотрудника используют и распространяют данные о нём, даже если они получены из открытых источников, Роскомнадзор оштрафует на сумму до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
• С 27 марта 2021 года размер штрафа увеличится до 150 тыс. руб., а за повторное нарушение — до 500 тыс. руб. (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ).
• Отсутствием согласия на передачу и распространение персональных данных считается и молчание сотрудника, и ненадлежащим образом составленное или незаверенное письменное согласие. Поэтому в интересах работодателя соблюдать все требования Роскомнадзора при оформлении этого важного документа.

Обратите внимание! Как и прежде, работодатель может и должен передавать информацию о сотруднике без его согласия, если эта обязанность закреплена законом. Например, передавать данные, запрашиваемые налоговой службой, правоохранительными органами, военкоматом, медицинскими учреждениями или ПФР, следует независимо от решения сотрудника.