Что прописать в договоре, чтобы электронная переписка не сработала против компании

Пропишите, что используете разные виды электронных подписей.

• Если хотите, чтобы одна сторона применяла неквалифицированную электронную подпись, а другая — квалифицированную, включите такое условие в договор. Так Вы придадите равную юридическую силу документам с разными видами электронной подписи. Закон этого не запрещает. Такой вывод подтвердила, в частности, налоговая служба (Письмо ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Пример формулировки: «Стороны договорились, что для подписания настоящего Договора и дополнительных соглашений к нему могут использовать электронные подписи, а именно: Договор может быть подписан со стороны Контрагента 1 усиленной неквалифицированной подписью, а со стороны Контрагента 2 — усиленной квалифицированной подписью».

• Обе подписи должны быть хоть и разного вида, но все равно электронными. Если один контрагент подпишет договор электронной подписью, а другой — живой, суды не признают, что такой договор подписан всеми сторонами.

Например, ВС поддержал Росреестр в отказе зарегистрировать договор аренды, когда арендодатель подписал его усиленной электронной подписью, а арендатор — рукописной. Поскольку электронную подпись проставила только одна сторона, госорган не признал такой договор электронным документом и потребовал представить подлинник на бумаге (Определение ВС от 25.04.2019 по делу № А73-6060/2018).

Предусмотрите в договоре, что подписываете первичные документы электронно.

• Если хотите подписывать электронной подписью первичные учетные документы и использовать их, в том числе для целей налогообложения, такой порядок прямо предусмотрите в договоре (Постановление АС Поволжского округа от 01.10.2020 по делу № А55-29035/2019). Этот вывод следует из практики судов и писем (Письма Минфина от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128).

Пример формулировки: «Стороны признают надлежащим подписание Договора, актов, дополнительных соглашений к нему, первичных учетных документов путем обмена отсканированными копиями по электронной почте. Такие документы считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к документам на бумажном носителе».

Укажите, что обмениваетесь электронно только конкретными документами.

• Если не хотите полностью переходить на электронный документооборот в работе с контрагентом, укажите в договоре, какими именно документами можно обмениваться электронно. Тогда в случае спора сможете сослаться на то, что документ нельзя принимать во внимание, так как он не входит в перечень из договора.

Например, суд отклонил довод истца об электронном документообороте, так как акты, на которые он ссылался, не входили в закрытый перечень из соглашения об электронном обмене документами (Постановление АС Дальневосточного округа от 18.09.2019 по делу № А73-14124/2018).

• Если же, наоборот, хотите избавиться от бумажных писем, рекомендуем добавить в договор формулировку, которая позволит обмениваться любыми документами в электронной форме. Кроме того, в договоре дополнительно укажите адреса электронной почты сотрудников, решите, нужны ли бумажные оригиналы, и закрепите другие условия обмена документами (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2020 по делу № А70-20958/2018).

Пример формулировки: «Стороны предусмотрели, что документы, направленные при помощи телефонной, электронной и других видов связи, указанных в приложении № 1 к настоящему Договору, обладают юридической силой, их направление в бумажном виде не требуется».

Обратите внимание!Поломка носителя с электронной подписью не освободит от ответственности, если не подписали договор в срок. Суды считают, что если стороны должны подписать договор в конкретный момент, например, когда заключают его по результатам торгов, то технические проблемы с электронной подписью не освободят от ответственности за нарушение сроков. Добросовестный участник оборота обязан своевременно подписать договор. Суды указывают, что поломка носителя с электронной подписью не будет обстоятельством вне контроля стороны, а значит, не освободит ее от ответственности за нарушение (определение ВС от 10.03.2021 по делу № А40-6502/2020, постановление АС Волго-Вятского округа от 01.06.2020 по делу № А79-9129/2019).

Добавьте в договор, что можете переписываться с контрагентами в мессенджерах.

• Чтобы контрагент не оспорил взаимодействие через WhatsApp или Telegram, советуем добавить в договор условие о мессенджере. Укажите, что переписка в нем — это часть электронного документооборота. Суды не примут переписку в качестве доказательства, если не подтвердить принадлежность аккаунта стороне спора, поэтому внесите в договор контактные номера телефонов и данные об их владельцах.

Пример формулировки: «Стороны договорились, что взаимодействие в рамках настоящего Договора может осуществляться в электронной форме. В том числе путем использования электронной почты и мессенджера WhatsApp, при этом авторизованными признаются контактные данные, указанные в разделе 9.1 Договора «Реквизиты Сторон»».